Das Ekasit Mail-Archiv holt Ihre Postfächer automatisch ab, bewahrt jede Mail unveränderbar mit Hash und Zeitstempel auf und kennt die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für 57 Länder. Prüfer, Steuerberatung und Betriebsprüfung bekommen genau den Zugang, den sie brauchen – nicht mehr.
Anmelden oder Konto anlegen auf www.ekasit.net, dann das Modul Mail-Archiv für Ihre Firma einschalten.
Voller Funktionsumfang von Anfang an. Welche Funktionen Ihre Firma nutzt, schalten Sie selbst frei – passend zu Ihrer Rechtslage.
IMAP-Abruf mit Sofortmeldung und Vollabgleich, Journal-Eingang per SMTP, Microsoft 365 und Google Workspace, Import aus PST, MBOX, EML und ZIP. Alle Ordner – auch Papierkorb und Spam. Täglicher Abgleich Postfach ↔ Archiv meldet jede Abweichung.
Jede Mail bekommt einen Hash; stündlich entsteht je Firma ein Hash-Baum mit qualifiziertem Zeitstempel. Haupt- und Zweitspeicher laufen mit Object Lock – gelöscht wird erst nach Fristende und nur nach Bestätigung. Prüfbericht als PDF auf Knopfdruck.
Länderprofile für die EU-27 und die 30 größten Volkswirtschaften außerhalb der EU: Frist nach Mail-Art, Fristbeginn, Besonderheiten. Legal Hold für Postfächer, Mails und Suchen. 60 Tage vor Ablauf Ankündigung, Löschprotokoll mit Hashes.
Volltext über Mails und Anhänge – PDF, Office, XML, Archive, gescannte Belege per OCR. Verlaufsansicht, Anhang-Übersicht, erweiterte Suche, gespeicherte Suchen mit Alarm per Mail, Telegram oder Push.
Eigentümer, Datenschutzbeauftragter, Prüfer, Benutzer – dazu Steuerberater und Betriebsprüfer als befristete Gäste mit zweitem Faktor, nur lesend, begrenzt auf Postfächer und Zeitraum. Jeder Blick steht im Protokoll.
Einzelmail als PDF mit Prüfvermerk, Download als EML, PST oder MBOX, Rückspielen ins Postfach, Datenträger mit Index für die Betriebsprüfung. Große Exporte nur im Vier-Augen-Prinzip.
ZUGFeRD und XRechnung werden erkannt, das XML lesbar gemacht und gegen den amtlichen Validator geprüft – Prüfbericht liegt bei der Mail. Eigene Suchmaske für Rechnungen.
Ordnet Mails ein (Rechnung, Vertrag, Angebot, Mahnung, privat, Werbung) und schlägt die Frist vor, fasst Verläufe zusammen, beantwortet Fragen ans Archiv mit Belegstellen, erkennt Termine und Kontakte, legt ToDos an. Eigenes Modell oder Cloud – Ihre Wahl, nie löschen, nie exportieren.
Verfahrensdokumentation je Firma entsteht automatisch aus der aktuellen Einstellung. Standard-AVV, technische und organisatorische Maßnahmen, Muster-Betriebsvereinbarung und Verschwiegenheitsverpflichtung liegen bei. Vorbereitet für IDW PS 880.
Konto anlegen oder anmelden auf www.ekasit.net und das Modul Mail-Archiv für Ihre Firma einschalten. Mitglieder und Rechte verwalten Sie zentral in Ekasit.
Zugang eintragen oder den Postfachinhaber einladen – er gibt selbst frei. Bestehende Archive aus PST, MBOX oder EML importieren. Ab jetzt läuft die Archivierung von allein.
Das Archiv schlägt die Fristen Ihres Standorts vor. Bestätigen, verlängern, Ausnahmen setzen – fertig. Prüfer und Steuerberatung laden Sie ein, wenn es so weit ist.
Rechnungen, Verträge, Angebote, Geschäftsbriefe – fast alles kommt heute per E-Mail, und jedes Land schreibt vor, wie lange diese Unterlagen aufzuheben sind. Diese Übersicht ist die Datengrundlage des Fristen-Diensts im Mail-Archiv: EU-27 und die 30 größten Volkswirtschaften außerhalb der EU.
Diese Übersicht fasst gesetzliche Fristen nach bestem Wissen zum Prüfdatum – zusammen (Quellen je Land unten). Verbindlich ist allein das jeweilige Gesetz; Branchen, Bundesstaaten und laufende Prüfungen können längere Fristen bedeuten. Welche Frist für Ihre Firma gilt, legen Sie – gern mit Ihrer Steuerberatung – selbst fest. Im Ekasit Mail-Archiv ist das eine Einstellung je Firma.
Die längste gesetzliche Hauptfrist des Landes (Geschäftsbriefe, Rechnungen oder Bücher) – so lange sollte ein E-Mail-Archiv mindestens aufheben. Firmen können im Mail-Archiv verlängern, bis unbegrenzt.
Drei Hauptfristen je Land, Fristbeginn, Besonderheiten und Quellen. „Verlässlichkeit“ sagt, wie die Angabe geprüft wurde: hoch = Gesetzestext oder Behörde gelesen, mittel = Kanzlei- oder Big4-Übersicht, niedrig = nur Sekundärquellen.
Die gleiche Datendatei, die diese Seite zeigt, steckt im Fristen-Dienst des Mail-Archivs.
Beim Einschalten schlägt das Archiv die Fristen des Firmensitzes vor – nach Mail-Art: Geschäftsbrief, Rechnung, Buchungsbeleg, Unklares. Die Firma bestätigt oder verlängert; verkürzen geht nur mit Vier-Augen-Prinzip.
Ob die Frist am Ende des Kalenderjahres, des Geschäftsjahres oder mit der Steuererklärung beginnt, steht im Länderprofil – das Archiv rechnet das Löschdatum je Mail selbst aus.
Vor Fristende wird keine einzelne Mail gelöscht. Legal Hold hält Postfächer, Nachrichten oder Suchen fest, solange ein Verfahren läuft. Jede Mail ist mit Hash und Zeitstempel gesichert.
60 Tage vor Ablauf kündigt das Archiv an. Gelöscht wird erst, wenn der Firmen-Admin bestätigt – sonst verlängert sich die Frist automatisch um ein Jahr. Jede Löschung bekommt ein Protokoll mit Anzahl und Hashes.
Aus der aktuellen Einstellung entsteht die Verfahrensdokumentation je Firma als PDF – mit Stand und Änderungsverlauf, bereit für Steuerberatung und Betriebsprüfung.
Ekasit ist global. Jedes Land ist ein Profil; Deutschland ist nur eines davon. Firmen mit Standorten in mehreren Ländern bekommen je Postfach das passende Profil.
Gesetzestexte und Steuerbehörden zuerst, dann Übersichten großer Prüfungs- und Beratungsgesellschaften. Jede Länderkarte nennt ihre Quellen mit Abrufdatum. Auswahl: alle EU-Mitgliedstaaten und die 30 größten Volkswirtschaften außerhalb der EU nach nominalem Bruttoinlandsprodukt (IMF World Economic Outlook 2026).
Anmelden, Modul einschalten, Postfächer verbinden – der Rest läuft von allein.
Jetzt bei Ekasit anmelden